Dokumente ausmisten: 8 Tipps für den richtigen Frühjahrsputz im Aktenschrank

Dokumente ausmisten: Das ist etwas, das man sich immer vornimmt und am Ende dann doch wieder hinausschiebt. Klarerweise ist das Durchwühlen, Ordnen und Aussortieren von alten Rechnungen, Belegen und Verträgen nicht gerade die aufregendste Freizeitbeschäftigung. Und doch sollte man sich hin und wieder dazu durchringen. Das Freiräumen von unnötig verbrauchtem Platz entlastet ungemein und es beschert einem ein tolles Gefühl, wenn wichtige Dokumente wieder geordnet und griffbereit sind. Außerdem ist es sinnvoll bestehende Verträge regelmäßig durchzusehen und wenn nötig zu aktualisieren oder zu kündigen. Wir verraten Ihnen, welche Art von Dokumenten Sie wie bzw. wie lange aufbewahren sollten.

Das kennt man doch: Im Regal hausen Aktenordner auf denen sich schon eine Zentimeter dicke Staubschicht gelegt hat und doch traut man sich nicht sie auszumisten, weil man ja etwas davon noch brauchen könnte. Und da gibt es noch diese eine Schublade in der Küche, die vor lauter Rechnungen schon fast überquillt und sowieso sinnlos ist, da die Belege dort ins Nirvana verschwinden.
Um dieses Chaos zu ordnen, sollten Sie wissen, welche unterschiedlichen Arten von Dokumenten es gibt, was beim Ausmisten raus darf und was nicht.

1. Wichtige Dokumente

Dokumente, die man ein Leben lang benötigt, sollten in einem eigenen Ordner oder zumindest mit einem Trennblatt separat aufbewahrt werden. Dazu gehören sämtliche Urkunden (Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Testamente), Vollmachten, Zeugnisse, Ausbildungszertifikate, Bescheide, Belege über vorhandenes Wohneigentum etc.
Es empfiehlt sich auch, von diesen Dokumenten eine Kopie zu machen und an einem anderen Ort aufzubewahren, um zum Beispiel im Falle eines Brandes gewappnet zu sein.

2. Gehaltszettel und Arbeitsverträge

Die Arbeiterkammer empfiehlt, Gehaltszettel, Arbeitsverträge, Sozialversicherungs- und Arbeitslosengeldnachweise sowie auch Auskünfte über Pensionsversicherungszeiten bis zum Pensionsantritt aufzubewahren. Sie seien wichtige Nachweise im Rahmen der Pensionsberechnung und können gegebenenfalls einen lückenlosen Lebenslauf belegen.
Unser Tipp: Sind Sie länger bei einer Firma tätig, reicht es auch aus nur die Jahreslohnzettel aufzubewahren. Zur Sicherheit können Sie die Gehaltszettel einscannen und elektronisch aufbewahren. Außerdem können Sie jederzeit einen Sozialversicherungsdatenauszug anfordern, wo alle Nachweise über Ihre Versicherungszeiten aufgelistet sind.

3. Verträge und Aufzeichnungen rund um’s Wohnen

Aufzubewahren sind der aktuelle Mietvertrag und das Wohnungsübernahme-Protokoll. Zur Überwachung der Betriebs-, Wärme- und Stromkosten können etwaige Rechnungen aufbewahrt werden. Sämtliche Verträge und Aufzeichnungen früherer Wohnstätten können Sie getrost entsorgen, sobald diese abgerechnet sind und die Kaution zurückbezahlt wurde. Unterlagen und Rechnungen im Zusammenhang mit Hausbau, Eigentumswohnung, Umbau oder Sanierung sollten Sie jedenfalls solange aufbewahren, als Sie Eigentümer des Objekts sind.

4. Bankendokumente

Kreditverträge, Sicherheitsunterlagen oder Kreditabrechnungen sollten solange aufgehoben werden wie der Kredit läuft. So können Sie jederzeit feststellen, wie hoch die offenen Forderungen noch sind und ob alles korrekt abgerechnet wurde. Außerdem benötigen Sie die Unterlagen bei etwaigen Neuverhandlungen oder eine Umschuldung.

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5. Medizinisches

Bei medizinischen Befunden, Röntgenbildern etc. rät die AK eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bei möglichen Folgeerkrankungen oder wichtigen Sachverständigengutachten ist ein längerer Zeitraum empfehlenswert (30 Jahre), da Ärzte lediglich verpflichtet sind die Dokumente 10 Jahre aufzubewahren.

6. Versicherungen

Solange ein Versicherungsvertrag besteht, sollten Polizze und alle Schreiben des Versicherers aufbewahrt werden. Das heißt aber nicht, dass die Verträge einmal eingeordnet ins mentale Abseits gestellt werden dürfen. Durch einen genaueren Blick in die Polizzen sollten Sie regelmäßig feststellen, ob dort noch alle persönlichen Angaben korrekt sind und die Deckung oder gar die ganze Versicherung noch zu Ihren Bedürfnissen entspricht bzw. zur Ihrer aktuellen Lebenssituation passt.

Beispiel Haushaltsversicherung:
Wurde die Wohnung saniert oder am Haus etwas angebaut, bedeutet dies eine Werterhöhung, womit auch die Versicherungssumme in der Haushalts- bzw. Gebäudeversicherung erhöht werden muss. Ansonsten kommt es zu einer sogenannten Unterversicherung und der Versicherer wird im Schadenfall anteilig leistungsfrei. Es gibt jedoch auch den Fall der Überversicherung. Angenommen die Versicherungssumme ist beispielsweise 100.000 €, der tatsächliche Wert liegt aber nur bei 50.000 €. Kommt es dann zu einem Schadenfall in Höhe von 20.000 €, muss der Versicherer nur dem tatsächlichen Verhältnis „versicherte Summe-versicherter Wert“ entsprechend leisten. Das wären dann 10.000 €. Und das obwohl der Schadenfall eigentlich unterhalb der Versicherungssumme liegt!
Durch etwaige Optimierungen (Selbstbehalt, Zahlweise etc.) oder den Vergleich mit günstigen Online-Anbietern können Sie bei der Haushaltsversicherung sparen.

Nach der Kündigung eines Versicherungsvertrags empfiehlt es sich diesen nur dann aufzuheben, wenn noch Ansprüche aus der Laufzeit denkbar sind (z.B. bei verborgenem Leitungswasserschaden der alten Eigenheimversicherung oder möglichen noch unbekannten Unfallfolgen in der privaten Unfallversicherung).

7. Rechnungen und Kontoauszüge

Rechnungen von Gegenständen mit höherem Betrag sollten jedenfalls aufgehoben werden, solange die Sache in Besitz ist. Und dies nicht nur wegen der gesetzlichen Gewährleistung oder eventuell zugesicherter Garantie (Ablauf meist nach 2 Jahren), sondern für etwaige Versicherungen als Nachweis im Schadenfall. Gestohlene Wohnungsgegenstände nach einem Einbruch zum Beispiel können nur mit Rechnungen oder Fotos der Haushaltsversicherung ordentlich belegt werden. Außerdem haften auch Händler bis zu 10 Jahre, wenn durch eine fehlerhafte Sache jemand oder eine Sache zu Schaden kommt. In diesem Fall könnten Rechnungen einen wichtigen Nachweis darstellen.
Belege von nicht versicherten Gegenständen, können nach Ablauf von Garantie und Gewährleistung jedenfalls entsorgt werden. Bei unbeweglichen Sachen (z.B. durch Montage) haben Sie eine gesetzliche Gewährleistungsfrist von 3 Jahren.

Rechnungsbelege sind häufig auf Thermopapier gedruckt, das nach einiger Zeit verblasst. Diese sollten vorher kopiert werden. Vergessen Sie auch nicht darauf, Belege von im Internet getätigten Bestellung abzuspeichern und bestenfalls abzuheften.

8. Steuerliche Nachweise

Werden gewisse Ausgaben im alljährlichen Steuerausgleich abgeschrieben, müssen die Belege, Kontoauszüge oder Bescheinigungen dafür für den Fall einer Steuerprüfung mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem Sonderausgaben (z.B. Ausgaben fürs Bauen, private Personenversicherungen), Werbungskosten (Ausgaben für Beruf und Ausbildung) und außergewöhnliche Belastungen (z.B Krankheit, Begräbnis etc.). Hier macht es Sinn, die Belege der abgeschriebenen Ausgaben zum jeweiligen Bescheid zu heften. So kann man nachvollziehen in welchem Jahr was eingereicht und wie dies bewertet wurde.
(ACHTUNG: Der Fristenlauf beginnt erst mit Ende des Kalenderjahres! Außerdem gelten z.B. für Dokumente im Zusammenhang mit bestimmten Grundstücken auch längere Aufbewahrungsfristen!)

Alexandra
Alexandra bloggt für den LAMIE Versicherungsblog über allgemeine Versicherungsthemen und Tipps. Außerdem erstellt sie leidenschaftlich gerne Checklisten. Wie alle Mitglieder des LAMIE Teams, möchte sie schwierige Versicherungsfragen auf einfache Weise darstellen. Für Anregungen, Wünsche oder detaillierte Fragen erreichen Sie Alexandra unter blog@lamie-direkt.at